結婚式2次会の幹事を任された。案内状の文例?演出方法は?

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結婚式2次会幹事
親しい友人から、急に結婚式2次会の幹事を頼まれたらどうしますか?

準備するもの、予算、会費、ゲーム等の盛り上がるイベントや景品、司会など何から手をつけたらいいのか分からないものです。
ですが、友人の新郎新婦のために、最高の2次会にしたいですよね。

ここでは、幹事を頼まれたあなたへ、幹事の仕事の進め方をご紹介しましょう。

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結婚式2次会の幹事を任されましたがどうしたら良い?

まず、結婚式の2次会の幹事は、1~4名の少人数で進めましょう。
特に二次会当日は、たくさんの人手が必要となりますので、幹事以外にも何名か声をかけ、前日の準備や当日の運営などを手伝ってもらいましょう。
もし幹事と面識がない方に手伝ってもらう時は、新郎新婦から協力を依頼するのがいいですね。

次に、二次会までのスケジュールを説明します。二次会を成功させるためには、始めにしっかりとした計画を立てることです。

 

1.幹事グループの結成後、新郎新婦と幹事の顔合わせ(2次会4ケ月前くらい)

この時に、確認するポイントは、次の通りです。

 招待するゲストをリストアップ 。披露宴出欠の状況を考慮しゲストをリストアップします。予測人数によって会場の規模が変わるので大切です。
 会場候補をリストアップ
 会費
 二次会のコンセプト。どのような二次会にしたいか、新郎新婦に確認することで、会場選び、演出、ゲーム、音楽などが変わってきます。
 当日に役割をお願いする人決め。当日の受付(できれば、新郎側、新婦側から2名ずつくらいが望ましいです)。司会、会計、音響、DJ、乾杯のあいさつをする人、余興する人、撮影など。
 式次第を決める。
 BGM、ゲーム、企画内容

新郎新婦は式の準備がありますし、二次会の幹事も仕事などがあると、なかなか集まれないので、第一回目の顔合わせできるだけ決めてしまいましょう。
LINEで幹事グループチャットを作り、その後の連絡に利用するのもいい方法ですね。

次に会場探しを始めます。結婚式場、レストラン、パーティスペースなどいろんな場所がありますが、披露宴の場所からの移動、時期、人数、コンセプトなどから、気になる会場へ下見に行きます。
結婚シーズンであれば、人気の会場は、すぐに埋まってしまうので、会場は早めに押さえましょう。仮予約の時の予約金の有無なども確認をします。
会場のめどがついたら、幹事の打ち合わせを会場でしてしまうのもイメージが膨らみ効率的です。

 

2.会場との打ち合わせ

顔合わせが終わり、会場が決定したら、会場との打ち合わせをします。新郎新婦、幹事ともにいける日がいいですね。

会場で確認することです。会場の方との名刺交換があると思うので、幹事は名刺持参で行きましょう。

 会計、支払方法、収容人数、控室の有無、料理
 当日の流れ
 音響(マイク・BGMなどの設備)←これ大事です。
 DVD、PCが使用出来るか(モニターとの接続含め確認する)。凝った出し物であれば、PC、ディスプレイとの接続用ケーブルの確認が必要です。

 

3. レジュメを作成。二次会の式次第、役割分担表、注意事項などをまとめて、新郎新婦、幹事に配ります。

 

4. ゲストへ招待状発送。(2ケ月前までに)郵送の場合は、時間がかかることも見越して、早めに郵送します。
メールの場合は、招待メールを送信。メールは、個人情報の問題があるので、本文の文面を幹事が用意し、新郎新婦から送信してもらいます。
人数が多いと出席確認や景品の準備に時間がかかることがありますので早めの準備が必要です。

 

5. 2次会の進行、演出内容計画をたてる。2次会の進行を考えます。スピーチや挨拶の時間なども考慮し、演出に使える時間を余裕を持って計画します。
2次会当日の仕事をお願いする方に、個別に相談、お願いをします。

 

6. ゲストの参加人数の集計(1ケ月前)。人数により予算や演出に変動が出るため、出欠を確認しておきます。
人数の確定により2次会の予算が明確になりますが、当日急な欠席者が出ても慌てないよう余裕をもって予算を立てます。
プロジェクターやDJ機材などを使用する場合、追加予算がいるかなどの確認も必要です。

 

7. 演出決定、必要品の購入。 ギフトの準備。購入者は必ずレシートや領収書をもらい、金額を明確にしておきましょう。
お見送りの時にギフトを配る場合は手配をします。新郎新婦が準備するケースもありますので、新郎新婦に相談をします。

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8. 最終確認(1週間前~直前)。会場へ最終人数報告と、本番の挨拶を。演出や備品、ギフト、映像、音響設備などの最終チェックをします。

 

9. 2次会当日。予定通り進行しなくても、ちょっとしたハプニングがあっても、あせらずみんなで楽しんで2次会を盛り上げましょう

 

幹事は、やることがたくさんあります。でも新郎新婦のために、楽しい思い出作りのために、早めのスケジュール管理で2次会を成功させましょう。

 

結婚式2次会の案内状の文例は?

最近の若い方は、結婚の2次会の案内状を、携帯のメールで送る方が多いようですが、ここでは昔からの往復はがきや、封書の招待状をご紹介します。
出席する方がわかりやすい内容にしましょう。

案内状のメインは文章です。どんな文章が良いのか悩みますが、最低限のマナーをしっかり守りつつ、堅苦くならない楽しい案内状を作りたいですね。
具体的な文例をあげます。

結婚式2次会幹事より送る定番の案内状本文

○○くん&○○さん結婚式2次会のご案内

このたび、私たちの良き友人である○○くんと○○さんがめでたく結婚することとなりました!
つきましてはお二人の新しい門出を祝し、日ごろから親しくしている友人で2次会を開きます。
ぜひ皆様ご参加くださいますようご案内申し上げます。

さらに必ず入れるべき内容は下のとおりです。

1. 日時:2次会開場に入れる時間(開場)と2次会開始時間

2. パーティー会場名:2次会開場店の名前を記入してください。

3. 場所、地図:最寄駅からのアクセスがわかる地図。 googleマップの地図のURLをのせてあげるのも親切ですね。ワンランク上の招待状を目指すなら。2次会案内状にQRコードを印刷することで、
簡単に会場情報に、アクセスしてもらえますね。サイトで会場の連絡先、地図が見れて、出席者も便利です。お店の駐車場の有無も書きます。

4. 会費

5. ドレスコード(服装の指定):通常、特に服装に気にしない場合には、平服でお越しくださいと記載する場合が多いです。
参加者に負担のない範囲で、季節のアイテムやテーマカラーといった遊び心を指定すると、会場に一体感が生まれますね。

6. 出欠返答の期日:招待状の到着2~3週間後を目安に締切日を設定。

7. 連絡先幹事の名前、可能なら、連絡先(携帯電話番号、アドレスなど)当日の連絡先にもなります。
出席者から新郎新婦に関するエピソードなど募集する場合は、出欠の返信と一緒に書いていただけるように、依頼しましょう。

結婚式2次会の(サプライズ)演出方法は?

結婚式の2次会をするなら、サプライズ演出したい!そう思っている方多いですよね。サプライズ演出は、新郎新婦へのなによりのプレゼントです。
こっそり準備するのは、苦労も多いですが、お二人のために結婚式の2次会でサプライズ演出を計画してはいかがですか?
ここでは、サプライズ演出の参考例をあげてみます。

 

全員からの歌のプレゼント:参加者全員から、突然の歌のサプライズプレゼント。会場がひとつにまとまり参加者の温かい気持ちが伝わります。
事前練習のいらないような、参加者全員が知っている歌がいいですね。当日の受付の時に新郎新婦に内緒で歌詞カードを配っておきましょう。
みんなの気持ちがこもったサプライズに新婦は号泣するかもしれませんね。

 

フラッシュモブ:最近テレビなどで取り上げられている何かと話題の フラッシュモブ
2003年にニューヨークで始まったもので、ネットを通じ多くの参加者を誘い、街や駅、公園など様々な公の場所で不特定多数の人に歌やダンスなどのドッキリを行うものです。
それを2次会の会場全員でしようというサプライズです。2次会でサプライズ演出する場合、フラッシュモブの専門会社にプロデュースしてもらうか、自分たちだけでやっている場合があります。
会場全員の人と、新郎か新婦のどちらかも仕掛け人で、次々にみんなが踊り出し、最後に仕掛け人である新郎か新婦が踊り出すという動画もネットで見かけますね。
楽しいサプライズ演出になること間違いなしです。

≫≫≫フラッシュモブ

 

恩師からのメッセージビデオレター:新郎新婦それぞれの学生時代の部活の顧問がビデオレターで登場し、当時の思い出と熱いメッセージを送るサプライズ。
参加している恩師を知る友人も懐かしいですし、新郎新婦にはうれしいサプライズです。

 

手作りのサプライズプレゼント:ケーキ・ブーケ・ウェルカムボードなど、新婦の友人たちで事前に作れば、新郎新婦へのサプライズになりますね。

 

まとめ

結婚式の2次会も、もちろん主役は新郎新婦ですが、参加した人みんなが笑顔で楽しい気持ちになれるようなパーティにしたいですね。

仕事をしながら、空いた時間で幹事という役目を果たすのは、なかなか大変ですが、一生の思い出として最高の2次会を作り上げましょう。

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